Три ошибки, которые пользователи допускают при использовании шаблонов Word. Создание шаблона документа в Microsoft Word

Для создания в редакторе Microsoft Word большого количества практически одинаковых документов, гораздо удобнее будет воспользоваться шаблонами. Расскажем, как с ними работать.

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа".

Область задач "Создание документа" в окне текстового редактора Word.

Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле Office Online"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.

Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Обратите внимание на место сохранения нового шаблона - по умолчанию шаблоны сохраняются в папке "Шаблоны", которая размещена в директории Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft . Это расположение менять не рекомендуется.

Сохранение файла как шаблона.

После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав "Файл -> Создать" и воспользовавшись ссылкой "На моем компьютере" увидеть сохраненный ранее шаблон можно на вкладке "Общие".

Создание документа, базирующегося на собственном шаблоне.

И еще один секрет - на основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно опять же в том случае, когда необходимо создавать много одинаковых документов, пусть с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл - выберите для этого "Файл -> Создать", воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере", в окне "Шаблоны" выделите нужный шаблон и отметьте переключатель "Шаблон", который размещен над кнопками "Ок" и "Отмена". В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения и сохранить его под новым именем.

21.07.2014

Microsoft Word и не(доступность) некоторых его функций давно уже стал притчей во языцех. Мы можем только гадать, чем руководствовались разработчики, размещая функции и пункты меню именно таким образом, но так как Word остаётся самым популярным инструментом авторинга, попробуем предостеречь вас от некоторых ошибок и потери времени.

Вы не захотите повторять эти частые ошибки при работе с шаблонами Word .

Шаблоны помогут вам работать более продуктивно и соблюдать конфиденциальность. К сожалению, они остаются загадкой для большинства пользователей. Если вы работаете самостоятельно и вдруг обнаружили, что делаете одни и те же изменения в каждом документе, научитесь создавать, изменять и применять шаблоны. Если вы занимаетесь поддержкой пользователей, убедитесь, что они знают, как использовать шаблоны соответствующим образом, чтобы они смогли использовать большинство функций шаблонов Word.

За многие годы я обратил внимание, что пользователи совершают с шаблонами Word одни и те же ошибки. Вот три наиболее распространенных:

1. Создание шаблона

Есть только один способ создать шаблон в Word, но большинство пользователей его не используют – они даже о нём не знают. Вместо этого они используют один или комбинацию из нескольких способов, описанных ниже.

Кастомизируют стандартный шаблон Word

Если у вас есть особые потребности, создайте новый шаблон с нуля. Изменение шаблона Normal.dot кажется достаточно безобидным, и если вы добавите всего несколько настроек, всё, вероятно, будет хорошо, по крайней мере, до нового обновления. В тот самый момент, когда Word обновит шаблон Normal, вы потеряете все собственные настройки.

Создают новый шаблон на основе Normal

Очень заманчиво открыть пустой файл документа (doc), настроить его, а затем сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot). Процесс кажется почти интуитивным – разве не так нужно было это делать? К сожалению, этот способ имеет последствия, которые вы не могли бы предусмотреть. Любые настройки, которые вы применили к Normal, теперь отобразятся в новом шаблоне.

Основывают новый шаблон на существующем документе

Если у вас есть отформатированный документ, который отвечает всем вашим пользовательским потребностям, вы можете попытаться удалить всё содержимое и сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot), но не делайте этого. Действуйте в обратном направлении. Создайте шаблон, а затем применяйте его к документам по мере необходимости. Причина та же, что и в № 1 и № 2 – вы получаете больше, чем рассчитывали, и это добром не обернётся.

Основывают новый шаблон на пустом документе

Хорошо-хорошо, я перебарщиваю, но я хотел донести до вас важность создания шаблона с нуля способом, который предлагает Word. Это гарантирует, что вы начнёте с чистого листа, а это именно то, что вам надо, даже если вы этого сами не понимаете.

И теперь вы, вероятно, спросите — как правильно создать шаблон Word? Лучше всего создать новый шаблон с нуля, а именно:

• Нажмите кнопку Office, выберите Создать . В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
• Нажмите Мои Шаблоны в подменю Шаблоны . В офис 2003 нажмите Мой компьютер в панели задач Новый Документ
• В появившемся диалоге выберите Новый документ
• Не забудьте установить переключатель на Шаблон
• Жмите OK .

2. Изменения свойств шаблона по умолчанию

При изменении шрифта по умолчанию, пользователи часто делают ошибку, изменяя свойства шрифта в группе Шрифт, но это не работает. (Это частый звонок в поддержку и справочные службы – я изменил свойства по умолчанию моего шаблона, но они не сохранились! А я точно нажимал Сохранить !) Чтобы изменить свойства шрифта по умолчанию в шаблоне, вам нужно изменить стиль шаблона, который сейчас совпадает с Normal. Откройте шаблон и внесите необходимые изменения в Normal с помощью диалогового окна Стили . Не забудьте сохранить шаблон перед его закрытием!

3. Применение шаблона

Еще одна распространенная ошибка – открывать сам файл шаблона, а затем сохранять его в качестве doc-файла. Это неправильный способ применять шаблон. Процесс применения шаблона к документу похож на тот, который обсуждался ранее для создания нового шаблона:

• Нажмите кнопку Офис, выберите Создать . В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
• В открывшемся окне доступно большое количество папок с шаблонами. Для данного примера я выбрал Мои шаблоны в окне Шаблоны
• В открывшемся диалоге выберите шаблон. Для данного примера мы выбрали стиль Стандартное резюме .
• Установите переключатель на Документ
• Нажмите OK . Назовите новый документ и можете заполнять его контентом. Все настройки, которые вы добавляли к шаблону, применятся к новому файлу документа (doc).

Применить шаблон к уже существующему документу немного сложнее, поэтому понятно, почему пользователи так не делают.

• Если на панели быстрого доступа нет вкладки Разработчик , нужно её добавить. Для этого:
• Нажмите кнопку Office, справа внизу выберите Параметры Word
• В открывшемся окне выберите пункт Основные
• Поставьте флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте
• Нажмите ОК
• Переходите к вкладке Разработчик
• В группе Шаблоны выберите пункт Шаблон документа
• В открывшемся окне на вкладке Шаблоны жмите кнопку Присоединить
• Выберите нужный шаблон из списка
• Нажмите ОК

Это одна из сфер, где Word провалился. И нет причин делать этот процесс настолько запутанным. (Интересно, может именно тогда момент где-то в недрах Microsoft случился момент «О чёрт! Мы же забыли»…) Конечно, этот организационный недостаток не даёт разработчикам сидеть без дела. (Со времён Word 2000 процесс упростился в несколько раз, но до сих пор не стал интуитивно понятным, – прим.пер.) К счастью, когда приходится работать с шаблонами, очень редко приходится применять шаблон к уже существующему документу – вы с самого начала начнёте с правильного шаблона.

Кого винить

Пользователи не глупы. Меня часто поражает, как быстро пользователи учатся работать с Word после короткого (а обычно и без) обучения. К сожалению, создание и применение шаблонов – обязательный процесс для продуктивной и эффективной работы в Word – остаётся невостребованным. Word глубоко запрятал эту функцию, вместо того, чтобы разместить её на ленте, где ей и место.

Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие . В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.

После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль (размер шрифта) - 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал - одинарный.

Программа MS Word использует по умолчанию шаблон Normal.dot. Этот шаблон находится в папке C:\Documents and Settings\Irina\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где Irina – это Имя пользователя (учетная запись пользователя).

Шаблон может содержать текст и графику, предназначенную для вставки во все созданные на его основе документы.

Если хотите посмотреть, какие готовые шаблоны есть в MS Word, то нужно выполнить команду:

1. Файл – Открыть

2. Справа в открывшемся окне выбрать пункт На моем компьютере в категории Шаблоны.

3. В результате откроется окно шаблонов.

Рисунок 30. Окно шаблонов

Основные виды шаблонов:

Ø общие или глобальные шаблоны (global templates);

Ø шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.

В приложении Word 2007 используются шаблоны с расширениями:

§.dotm (может содержать макросы или программы), где буква "m" обозначает макрос;

§.dotx (без макросов и программ), где "x" - основанный на XML (Extensible Markup Language).

Общий или глобальный template - это template, загруженный в Microsoft Word в окне "Шаблоны и надстройки", которое открывается командой Разработчик/Шаблон документа. Хранящиеся в общем шаблоне все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш, доступны для любого открытого документа, даже если этот Document основан на другом шаблоне.

Любой Document может обратиться к любому компоненту любого шаблона, если этот template загружен пользователем как общий. Но общий template остается загруженным только на время текущего сеанса, а при выходе из приложения Word 2007 и повторном его запуске необходимо перезагрузить вручную. Такие общие templates являются сеансовыми, а не постоянными.

Для автоматической загрузки общего шаблона необходимо поместить его ярлык в папку Startup папки Word, например, C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. В этом случае общий template будет постоянным.

Template Normal.dotm (файлы с расширением.dotm позволяют выполнять макросы в файлах) разработан специально для использования в качестве общего или глобального шаблона приложения, который автоматически загружается каждый раз при запуске Word 2007, т.е. является постоянным. Глобальный (общий) template, который называется "Новый Document" и хранится в файле Normal.dotm, является базовым шаблоном. Normal.dotm - это универсальный template для любых типов документов, он всегда загружается и всегда присоединен к открытым документам.

Этот базовый template можно считать своего рода пустым документом (т.е. без содержимого) с заданными свойствами, на основе которого строятся новые Documents или создаются новые templates. Normal.dotm изменять нельзя, так как на нем основаны все документы и все шаблоны документов Word 2007.

Normal.dotm может храниться в каталогах: C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Templates (для ОС Windows XP) или C:\Users\Админ\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (для ОС Windows 7). Там же хранятся и пользовательские templates, т.е. созданные пользователем самостоятельно, например My_template.dotm, который является резервной копией Normal.dotm, или Template_document.dotx и Template_document.dot и т.д.

Templates документов - это templates типовых документов с расширением.dotx, которые не содержат макросов и программ (файлы с расширением.dotx и.docx не поддерживают макросы, а значит не подвергаются заражению макровирусами). В Word 2007 набор шаблонов типовых документов называется "Установленные шаблоны". "Установленные шаблоны" устанавливаются при инсталляции Microsoft Office System 2007. Templates документа, например, Стандартный факс, Стандартное письмо, в диалоговом окне "Создание документа", содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

При создании письма на основе шаблона "Стандартное письмо" могут использоваться как настройки локального шаблона "Стандартное письмо", так и настройки общих шаблонов, но высший приоритет имеет локальный. Кроме того, к документу, созданному на основе какого-либо шаблона, можно присоединить template другого документа. Для этого в окне диалога "Шаблоны и надстройки" надо щелкнуть на кнопке присоединить и выбрать требуемый template.

Установленные шаблоны типовых документов (с расширением.dotx) хранятся в директориях:

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - на английском языке;

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - на русском языке.

Кроме того, в Word 2007 можно использовать "пользовательские templates", которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны" (Рис. 2.1.2.1). Шаблоны пользователя - это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов (глобальных и локальных) или из существующих документов.

Рисунок 31. Окно "Мои шаблоны"

Для создания документа или пользовательского шаблона, необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога "Создание документа", в левой части которого отображены группы шаблонов.

Рисунок 32. Окно "Создание документа"

В группе "Пустые и последние" отображаются пустые шаблоны "Новый документ" (Normal.dotm) и "Новая запись блога". На основе шаблона "Новый документ" можно создать новый Document или пользовательский шаблон. Чтобы начать работу с блогами на базе шаблона "Новая запись блога", необходимо зарегистрировать учетную запись блога. При использовании группы "Установленные шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается набор (коллекция эскизов) шаблонов типовых документов.

В случае применения группы "Мои шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается окно Создать (Рис. 2.1.2.1), в котором можно выбрать пустой "Новый документ" (Normal.dotm) или "пользовательские templates".

При создании документа или пользовательского шаблона на основе группы "Из существующего документа" открывается окно "Создание из имеющегося документа", в котором требуется выбрать соответствующий Document для образца; Раздел Microsoft Office Online. При наличии доступа в Интернет можно загрузить дополнительные шаблоны с web-узла Microsoft Office Online для создания документа или пользовательского шаблона.

При создании пользовательских шаблонов целесообразно сохранять их в папке Надежные шаблоны (Templates) в формате dotx.

Форма

Форма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

Чтобы создать форму в приложении Microsoft Word, можно воспользоваться шаблоном, добавив в него элементы управления содержимым, в том числе флажки, текстовые поля, элементы управления "выбор даты" и раскрывающиеся списки. Затем другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Word на своих компьютерах. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые в форму, также могут быть связаны с данными.

Форму можно создать на основе шаблона. На сайте Office.com доступны разнообразные шаблоны форм.

Примечание . Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

Основные преимущества электронных форм в том, что они сокращают время работы с документами, находятся в безопасном месте и не занимают много памяти.

Использование шаблонов Microsoft Word

О шаблонах и мастерах

Лекция: Создание документов с использованием шаблонов и мастеров

В лекции дано понятие о шаблонах и мастерах Microsoft Word. Показаны возможности использования шаблонов и мастеров при создании документов. Описано создание типовых документов. Представлена возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.

Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Вместе с тем, за счёт применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов

Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. К примеру, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.

Мастер - программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.

Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, к примеру, писем, факсов, записок и др.

В Microsoft Word 2003 для создания документа на базе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). В случае если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать , после чего она появится.

Рис. 7.1. Область задач "Создание документа"

В области задач в разделœе Шаблоны крайне важно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), благодаря чему появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Выбор шаблона для создания документа в диалоговом окне "Шаблоны"

В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, к примеру, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, к примеру, Современное письмо .

Рис. 7.3. Выбор шаблона для создания документа (группа "Письма и факсы")

После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Шаблон "Современное письмо" (фрагмент)

В случае если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл, а можно закрыть не сохраняя.

Рис. 7.5. Образец заполнения шаблона

Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделœения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).

Рис. 7.6. Выделœенное поле шаблона

Рис. 7.7. Заполненное поле шаблона

В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста͵ предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.

Рис. 7.8. Выбор варианта заполнения поля шаблона

После заполнения всœех полей и ввода всœего крайне важно го текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.

При этом если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, к примеру, будет выглядеть письмо, созданное на базе шаблона "Современное письмо" (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Письмо, созданное на базе шаблона "Современное письмо" (фрагмент)

Использование шаблонов Microsoft Word - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Использование шаблонов Microsoft Word" 2017, 2018.

- Использование шаблонов оформления

Перемещение рисунков Для перемещения рисунка наведите на него указатель мыши и при нажатой левой кнопке мыши перетащите в любое место слайда. Лекция: Оформление презентации Лекция посвящена оформлению и показу презентаций. Показаны возможности оформления... .

- Ответ: Прикладные программы Microsoft Word, прикладные программы Microsoft Excel

ТЕСТ 1. R+N+RN=2*RN правильно? В ответе запишите количество недопустимых символов. Ответ: 1 2. Определить количество файлов, которое можно выделить, указав их полный идентификатор H:\R1\R2*.TXT Ответ: 2 3. Файл W3.TXT переместили в архивный файл arh.arj. Определить количество... .

- Введення в Microsoft Word.

ЗАПУСК І ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ПАКЕТОМ MICROSOFT WORD. Запуск Microsoft Word. Меню і панелі інструментів Word. Клавіші управління текстом.Microsoft Word є поширеним і багатовіконним текстовим редактором з достатньо великими можливостями. Далі розглядатиметься Microsoft Word 2000. ... .

- Текстовый редактор Microsoft Word.

Начальник учебного отдела: О.Ю. Чернышова ДС – детская стоматология ХГ- госпитальная хирургия ТР- травматология ВБ – внутренние болезни О – онкология АК- акушерство, гинекология ОФ-... .

- Сохранение документа MICROSOFT WORD.

Сохранить документ, созданный в программе Microsoft Word возможно только в виде электронного файла, т.е. электронного документа. Сохранять создаваемый файл следует почаще, а еще лучше включить режим автосохранения. Если компьютер «зависнет» или отключится электропитание,... .

- Организационные диаграммы в Microsoft Word

Лекция: Создание и оформление организационных диаграмм В лекции рассмотрены вопросы использования в документах организационных диаграмм. Дано представление о разновидностях диаграмм. Показаны способы создания диаграмм, добавления и удаления отдельных элементов.... .

Как пользоваться шаблоном

После того, как шаблон сформирован, создать книгу на его основе очень просто. Хотя теоретически для этого можно использовать и обычную рабочую книгу, при этом всегда остается риск испортить оригинал. В случае с шаблонами этого не происходит, поскольку Excel создает копию файла, оставляя оригинал нетронутым и готовым для создания на его основе следующей книги.

Из меню Файл выберите команду Создать. К сожалению, в этом случае нельзя воспользоваться кнопкой [о] Создать на панели инструментов или комбинацией клавиш Ctrl+N. В результате этих действий автоматически открывается новая книга на основании используемого по умолчанию шаблона. Excel вам и слова не даст сказать о том, какой шаблон вы хотели бы использовать.

На экране появится область задач Создание книги. Она позволяет как открыть существующий файл рабочей книги, так и создать новую книгу. Чтобы создать новую книгу на основе одного из сохраненных ранее шаблонов; выберите опцию Общие шаблоны.

Примечание

Опция Выбор книги области задач Создание книги, расположенная в разделе Создание из имеющейся книги, позволяет использовать в качестве шаблона любую рабочую книгу Excel.

В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите вкладку Общие, если шаблон был сохранен в папке Шаблоны. В противном случае щелкните на вкладке с названием папки, вложенной в папку Шаблоны, в которой хранится шаблон. Кстати, в этом диалоговом окне представлены только те папки, в которых находятся шаблоны Excel.

Совет

Если вместо создания рабочей книги на основе шаблона нужно внести изменения в сам шаблон, поступают так. Из меню Файл выбирают команду Открыть, затем выбирают папку, в которой хранится шаблон, открывают его и редактируют. После внесения необходимых исправлений остается только сохранить файл, щелкнув на кнопке Сохранить или воспользовавшись командой Сохранить из меню Файл. После этого все книги, основанные на этом шаблоне, изменятся в соответствии с изменениями, внесенными в шаблон.

Выберите нужный шаблон и щелкните на кнопке ОК или дважды щелкните на пиктограмме шаблона.

Примечание

Если есть шаблоны, используемые в Excel по умолчанию, для их применения не требуется никаких специальных действий. Щелкните на кнопке Создать на панели инструментов. Копия используемого по умолчанию шаблона откроется сама

Excel создаст книгу на основе шаблона, как показано на рисунке. Обратите внимание, что имя книги несколько отличается от шаблонного. Новой книге присваивается имя, указанное в шаблоне плюс номер, вводимый в каждую книгу в отдельности. Используя шаблон, вы не рискуете испортить оригинал при сохранении основанной на нем копии.

Теперь можно ввести в новую книгу данные и сделать все необходимые изменения. В данном примере, в частности, вводятся название квартала, названия месяцев и объемы продаж.

После того, как все изменения внесены, щелкните на кнопке Сохранить на панели инструментов или воспользуйтесь командой Сохранить из меню Файл, после чего либо сохраните файл под автоматически присвоенным ему именем, либо придумайте ему более содержательное имя.

Совет

Чтобы удалить шаблон, щелкните правой кнопкой мыши на его имени в диалоговом окне Создание документа и выберите команду Удалить из появившегося контекстного меню. Однако этим способом нельзя удалять шаблоны, используемые по умолчанию.

Лекция № 2.

Тема: Среда редактора V BA.

Интегрированная среда разработки

Чтобы перейти в интегрированную среду разработки из любого приложения Microsoft Office, достаточно нажать комбинацию клавиш ALT+F11 или выполнить команду Сервис │Макрос │Редактор Visual Basic.

Интегрированная среда разработки состоит из нескольких составляющих, назва-ние и назначение которых приведено в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Основные составляющие интегрированной среды разработки Visual Basic for Applications

Наименование	Команда View (Вид)	Описание окна
Project Explorer	Project Explorer (Окно проекта)	Предназначено для отображения всех открытых проектов, а также их составляющих: модулей, форм и ссылок на другие проекты
		Содержит элементы управления
	Object (Объект)	Используется для создания форм путем размещения на них элементов управления
(Программа)	(Программа)	Предназначено для просмотра, написания и редактирования программы на языке VBA.
(Свойства)	(Окно свойств)	Отображает свойства выделенных объектов. В этом окне можно задавать новые значения свойств формы и элементов управления
(Просмотр объектов)	(Просмотр объектов)	Отображает классы, свойства, методы, события и константы различных библиотек объектов. Используется для быстрого получения информации об объектах
(Проверка)	(Окно отладки)	Предназначено для быстрого выполнения вводимых в него инструкций. В данном окне также выводятся и результаты выполнения вводимых инструкций
(Локальные переменные)	(Окно локальных переменных)	Автоматически показывает все переменные данной процедуры
(Контрольные значения)	(Окно контрольных значений)	Применяется при отладке программ для просмотра значений выражений

Так как составляющих интегрированной среды разработки достаточно много, то на экране обычно присутствует только часть из них. Вызвать на экран тот или иной компонент среды разработки можно с помощью меню View (Вид). Для вызо-ва основных компонентов среды на панели инструментов Standard (Стандарт) име-ются специальные кнопки.

Панель элементов

Панель элементов (Toolbox) приведена на рис. 1.2. На ней представлены кнопки, обо-значающие различные элементы управления, используемые при конструировании форм. По умолчанию на панели элементов располагаются только стандартные элементы управления, такие как Label (Надпись), Text Box (Текстовое поле), ComboBox (Поле со списком), CheckBox (Флажок), OptionButton (Переключатель) и т. п.

Окно Project Explorer

Прежде чем говорить об окне проекта, сначала определим, что такое проект. Под проектом в редакторе VBA понимается набор всех программных модулей, свя-занных с документом MS Office. Обратим внимание, что под документом мы по-нимаем не только документ MS Word, но и рабочую книгу MS Excel, и базу дан-ных MS Access, и презентацию PowerPoint.

Проект может включать модули с процедурами обработки событий объектов при-ложения, стандартные модули с пользовательскими процедурами, модули клас-сов и ссылки на другие проекты, позволяющие использовать их процедуры и дан-ные.

Окно Project Explorer (Проект) (рис. 1.3) предназначено для быстрого получения ин-формации о различных составляющих проекта. Такими составляющими являют-ся Forms (Формы), Modules (Модули) и References (Ссылки).

С помощью окна проекта можно добавить или удалить какой-либо объект из проекта. Для добавления в проект модуля достаточно нажать правую кнопку мыши в окне проекта и выбрать в появляющемся контекстном меню команду Insert Module (Вставить Модуль) или Insert Class Module (Вставить > Модуль класса) соот-ветственно для добавления стандартного модуля или модуля класса (о модулях будет рассказано подробнее в следующем уроке).

Окно проекта можно использовать также для быстрой навигации по формам про-екта и программному коду. Для этого необходимо выбрать в контекстном меню соответственно команды View Object (Объект) или View Code (Программа).

Окно Properties

Список свойств выделенного объекта выводится в окне Properties (Свойства), изоб-раженном на рис. 1.4. Для того чтобы выделить объект, необходимо с помощью окна проекта выбрать форму и перейти в режим конструктора, используя коман-ду View Object.

О свойствах объектов с точки зрения объектно-ориентированного программиро-вания мы поговорим в следующем уроке. Сейчас же достаточно понять, что у каж- дого объекта имеется определенный набор свойств.

В качестве примера на рис. 1.4 приведены свойства элемента управления Textbox (Поле). Свойства объекта можно упорядочить в алфавитном порядке (Alphabetic (По алфавиту)) или по категориям (Categorized (По категориям)), выбрав соответству-ющую вкладку. Предусмотрена также возможность получения быстрой справки по какому-либо свойству объекта. Для этого достаточно установить курсор на нужное свойство и нажать клавишу F1.

Окно Object Browser

Окно Object Browser (Просмотр объектов) предназначено для просмотра объектов, доступных при создании программы. Хотя на самом деле в этом окне мы про-сматриваем не объекты, а структуру соответствующего класса объектов (об объек-тах, классах и других понятиях объектно-ориентированного программирования мы поговорим в следующем уроке).

Окно просмотра объектов (рис. 1.5) может использоваться для поиска метода или свойства объекта. Чтобы найти какое-либо свойство или метод, необходимо вы-полнить следующую последовательность действий:

Откройте в редакторе Visual Basic нужный модуль.

Нажмите на панели инструментов кнопку Object Browser (Просмотр объектов).

Используя раскрывающийся список Project/Library (Проект/Библиотека библиотеку.

Пометьте нужный объект в списке Classes (Классы).

Для получения сведений о выбранном классе, методе, событии или свойстве на-жмите кнопку Help (Справка) в окне Object Browser (Просмотр объектов).

Окно Code

Окно Code (Программа) представляет собой текстовый редактор (рис. 1.6), предназ-наченный для написания и редактирования текста программы. Это окно появля-ется на экране, например, при создании нового модуля.

Окно Immediate

Окно Immediate (Проверка), приведенное на рис. 1.7, позволяет ввести инструкцию и выполнить ее. При этом инструкция должна быть записана в одну строку, ди-рективы которой будут выполнены после нажатия клавиши Enter.

Окно Locals

Окно Locals (Локальные переменные), приведенное на рис. 1.8, автоматически ото-бражает все объявленные переменные текущей процедуры и их значения.

Окно Watches

Окно Watches (Контрольные значения), изображенное на рис. 1.9, применяется при отладке программ для- просмотра значений выражений.

Меню

Как и большинство приложений MS Windows, интегрированная среда разработ-ки MS Office имеет строку меню, в которой присутствуют пункты меню, содержа-щие все команды приложения.

Меню File

Меню File (Файл) позволяет выполнить стандартный набор команд. Рассмотрим отдельные команды этого меню.

Команда Save

Команда Import

Команда Import (Импорт файла) позволяет добавить в проект файлы одного из сле-дующих форматов:

О файлы форм Visual Basic (*.frm);

О файлы программ Visual Basic (*.bas);

При вызове данной команды появляется окно диалога Import File (рис. 1.10), в ко-тором и выбираются импортируемые файлы.

Команда Export

С помощью команды Export (Экспорт файла) можно экспортировать модуль или форму в файл соответствующего формата. При выполнении данной команды по-является окно диалога Export File (рис. 1.11), в котором можно задать имя и тип файла, а также выбрать папку для экспортируемого файла.

Команда Remove

Команда Remove (Удалить) удаляет текущий модуль или текущую форму из про-екта. При выполнении этой команды вам будет предложено экспортировать файл. Если нажать кнопку Yes (Да), то появится окно диалога Export File, и после экспор-та модуля он будет удален. При выборе альтернативного варианта No (Нет) мо-дуль будет удален сразу.

Команда Print

Команда Print (Печать) позволяет распечатать как текст программы, так и изобра-жение формы. В процессе ее выполнения появляется окно диалога Print (рис. 1.12), в котором с помощью трех переключателей, образующих группу Range, можно выбрать то, что вы хотите распечатать:

О Selection - печать выделенной области;

О Current Module - печать текущего модуля или формы;

О Current Project - печать всех входящих в проект модулей и форм.

Путем установки соответствующих флажков группы Print What вы можете вы-брать как печать изображения формы (флажок Form Image), так и текста программы (флажок Code) модуля формы (о типах модулей смотрите ниже).

Команда Close and Return to Microsoft Word

Команда Close and Return to Microsoft Word (Закрыть и вернуться в Microsoft Word) за-крывает окно редактора Visual Basic и передает управление приложению, из ко-торого он был вызван (в данном случае MS Word).

Меню Edit

Как и большинство приложений MS Windows, редактор VB также имеет меню Edit (Правка). Данное меню содержит некоторые стандартные команды, список ко-торых представлен в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Стандартные команды меню Edit

Команда Описание

Undo (Отмена) Позволяет отменить изменения, выполненные при

редактировании текста программы или создании формы. При редактировании программы можно отменить несколько последних действий, а при создании формы - только последнее действие

Redo (Возврат) Восстанавливает изменения, отмененные командой Undo

Cut (Вырезать) Удаляет выделенный фрагмент текста и помещает его

в буфер обмена. При конструировании формы эту команду можно также использовать для элементов управления

Сору (Копировать) Копирует выделенный фрагмент текста в буфер обмена.

Лекция 6. Прикладное... данных и средства автоматизации . Функция слияния... отдельно взятый шаблон , тему или другой файл... , это облегчает труд людей занимающихся подготовкой... автоматизировать работу Excel (с помощью макросов ) и, являясь полнофункциональным...

Академии труда и социальных отношений (1)

Учебно-методический комплекс

... труда» № темы Наименование_темы Очная форма обучения (специалитет) ПФО (5 лет) СФО (3 года) № семестра Лекции ... задач. Автоматизация обработки документов при помощи макросов . Основы... некоторым единым шаблоном . Какой шаблон описывает все файлы...

801* Самоучитель Windows98 - Новый диск 1999

Документ

Редактирование Автоматизация работы с помощью макросов Настройка... слоев, заготовок, шаблонов , цветовых переходов и... тестирование по пройденным темам и разделам, ... 2,5 часов озвученных лекций . Системные требования... сможете без труда находить необходимую...

Лекция 1 " введение в дисциплину"

Лекция

8 тем . Первая тема содержит... производительность труда , использование приемов автоматизации , ... Формы, Отчеты, Макросы , Модули. Второе окно... , сегментирования и т.д. ЛЕКЦИЯ 1.5 "УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ" ... следования задаются с помощью шаблона . Шаблон - это строка...

Им » ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ конспект лекций (44-11) составитель доцент Чебоксары-2011 Часть 1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ конспект лекций-составитель доцент Содержание

Контрольные вопросы

... шаблон . Ввод подписей производится при помощи ... Это связано с тем , что парадигма объектно... Заочное отделение конспект лекций составитель доцент Е.В. ... предназначенные для автоматизации труда специалистов по... меню, запуск макроса ); внутренние события...