Эксель выпадающее меню в ячейке. Создание списка в Excel

Очень часто тем, кто набивает какие-то данные или просто заполняет таблицу, нужно забивать данные, которые повторяются. Чтобы не забивать одно и то же, для этих случаев у Excel есть такой инструмент – выпадающий список. Смотрим как его сделать

Делаем пошагово

Как он работает - вы заранее формируете список, а затем в определенных полях выбираете нужное значение из списка, мышкой. Экономит время и нервы.

Реализуется это просто:

• Сначала формируете сам список данных.

• Выделяете те поля, которые планируете заполнять данными.

• Затем заходите во вкладку Данные, команда Проверка данных – Тип данных (Список), в поле Источник ставите диапазон.

Если вы планируете дополнять список новыми данными, пусть диапазон включает в себя еще и энное количество ячеек ниже списка.

Альтернативный вариант – помечаете не диапазон, а имя диапазона. В этом случае избавляетесь от вероятности увеличения списка больше, чем задали в списке. Достаточно только убедиться, что новые значения, которые вы забиваете в диапазон, действительно в него включены.

• Отмечаете галочкой поле «Игнорировать пустые ячейки».

Теперь при выделении ячейки из тех, к которым была применена команда, справа будет появляться кнопка со стрелкой.

Нюанс – при таком методе в ячейку можно ввести значения, ТОЛЬКО содержащиеся в списке.

Нюансы

Выпадающий список – это свойство ячейки. И поэтому, если вы скопируете другую ячейку и вставите в ту, где есть выпадающий список, свойства ячейки заместятся и выпадающий список пропадет. Соответственно, если вам понадобится тот же выпадающий список в другой ячейку, можете просто скопировать ячейку и вставить по нужному адресу (или через специальную вставку, нужно скопировать «условия на значения»).

После заполнения полей, если вы больше не планируете ничего делать, можно удалить функцию выпадающего списка (бывает, что визуально мешает стрелка при работе с ячейками). Делается это так – выделяется тот диапазон, где выпадающий список уже не нужен, та же команда, но нажимаете уже кнопку «Очистить все». Данные при этом все сохранятся.

Второй способ

Если вы не заполняете повторящиеся данные, а хотите сделать что-то типа анкеты, т.к. таблицу, где произвольно расставлены поля со списками, то лучше воспользоваться другим способом создания выпадающего списка.

Для этого надо зайти на вкладку Разработчик (Excel 2007-2010). По умолчанию эта вкладка не показывается. Чтобы ее открыть надо зайти в Параметры (Офис/Параметры Excel/Основные/Показывать вкладку "Разработчик" на ленте).

• На вкладке "Разработчик" есть кнопка "Вставить", где есть элементы формы. Нам нужно "Поле со списком".

• Обведите мышкой контур кнопки, затем правой кнопкой мыши нажимаете на получившемся поле и выбираете "Формат объекта".

• В первом поле выбираете диапазон.
• Во втором поле можете поставить ячейку, куда будет проставляться порядковый номер элемента. Это может быть полезно, когда вы потом будете обрабатывать данные.
• Также можете поставить список элементов, которые будут показаны. В предыдущем способе автоматически дается только 8 элементов выбора, здесь хотя настройка сложнее, зато и выгод больше.

Потом нажимаете "Ок" и пользуетесь.

«Глаза боятся, а руки делают»

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать с помощью

В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список .

Выпадающий список можно сформировать по разному.

А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.

Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.

Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .

Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B 1 ); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество : быстрота создания списка.

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон.

Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4

Преимущество : наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки : если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A 1: A 100 . Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.

Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).

Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:

• в книге Источник. xlsx создайте необходимый перечень элементов;
• в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте , например СписокВнеш;
• откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
• выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент , в поле Источник укажите =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")

СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание :
Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или .

Если вам нужно, чтобы при нажатии на одну из ячеек в табличном документе Excel, раскрывался список с возможными вариантами значений, то вы попали по адресу. В данной статье расскажем вам о самых распространенных и популярных способах как это можно сделать. Это не занимает много времени. Специальные знания и навыки вам не нужны. Только желание, внимательность и четко следовать прописной инструкции. Итак, поехали!

Способ 1. Стандартный.

Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.

Вводим значения для выпадающего списка

Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.

Выделяем будущую ячейку со списком

В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные » -> «Проверка данных ».

Список в ячейке в MS Excell 2010

У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.

Указываем диапазон ячеек со значениями списка

Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».

Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник» . Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».

Вот какой результат получается в итоге.

Готовая ячейка с выпадающим списком

Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.

Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.

1. Шаг 1 – выбираем меню – «Вставка»;
2. Шаг 2 – переходим в меню «Имя»;
3. Шаг 3 — открываем диалоговое окно «Присвоить».

Создаем константу со значениями списка

Если у вас английская версия тогда так

1. Insert;
2. Name;
3. Define.

В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager) , и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».

Создание имени диапазона значений в Excel 2010

Указываем имя созданного диапазона

Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.

В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.

Способ 2 – Элемент управления.

В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:

Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.

Открываем панель элементов

В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.

Формат элемента «Список»

В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.

В этом уроке расскажу как сделать выпадающий список в Excel. В основном он создается с одной целью - ограничить возможность ввода данных определенным списком. Например, когда в таблице есть специальная ячейка, в которой вы отмечаете к какому отделу относиться тот или иной сотрудник. Этот список всегда один и тот же. Намного удобнее выбирать отдел из списка, чем вводить его каждый раз вручную или копировать из других ячеек.

Чтобы создать выпадающий список в Эксель мы воспользуемся опцией Проверка данных . Находится она во вкладке Данные .

После клика по иконке откроется новое окно Проверка вводимых значений . Здесь необходимо в выпадающем списке Тип данных выбрать Список , а что вводить в появившемся поле Источник мы сейчас и будем разбираться.

Создать список можно как минимум 3-я способами.

Указание элементов напрямую в источнике

Этот способ очень простой и подходит для маленьких списков.

• Становимся на ячейку, где нужно создать список;
• Входим в Проверить данные ;
• В поле Источник перечисляем элементы списка, которые разделяем точкой с запятой.

После этого нажимаем клавишу Ок и получаем готовый выпадающий список.

Эту ячейку можно спокойно использовать по всей таблице. Просто копируем ее и вставляем в нужном месте.

Элементы списка на том же листе

Этот способ позволяет использовать уже готовый список отделов, который есть на листе.

• Становимся на ячейку;
• Входим в Проверить данные ;
• Становимся на поле Источник и мышкой выбираем диапазон, который должен быть списком. Диапазон при это должен располагаться на этом же листе!.

Теперь эту ячейку можно просто скопировать и вставить во все строки таблицы.

Используем Именованный диапазон

Данный способ подойдет в том случае, если элементы списка размещаются на другом листе.

• Создаем перечень отделов на другом листе;
• Создаем Именованный диапазон. Выбираем диапазон с элементами списка. Слева от строки формул сейчас указана ячейка, с который вы начинали выделение. В моем случае - А2;
• Вместо А2 даем Имя нашему диапазону. Например, называем его Отделы . После этого нажимаем клавишу Enter , Поздравляю, мы создали Именованный диапазон .

Возвращаемся обратно на исходный лист. Становимся на ячейку, где будем создавать список. Заходим в "Данные -> Проверить данные". В поле Источник , через знак = вводим название созданного на предыдущем этапе диапазона Отделы .

В результате получаем список, элементы которого находятся на другом листе.

Поздравляю, теперь вы знаете как сделать выпадающий список в Эксель. Если будут вопросы, то с радостью постараюсь на них ответить.

Работая со сложной таблицей в Эксель может возникнуть необходимость скопировать готовую таблицу на другой лист или в другую книгу. При простом копировании могут возникнуть сложности с форматированием, поэтому в этом уроке я расскажу как это сделать быстро и легко, а также рассмотрим как скопировать лист в Excel в другую книгу.

В прошлом уроке я уже рассказывал