Отправить копию письма себе на почту мной. Секреты деловой email-переписки. Добавление адреса получателя
FinExecutive Russia сайт 2020-01-14
8 лайфхаков: как эффективно работать с электронной почтой
С помощью электронной почты мы ежедневно решаем массу рабочих вопросов. Но вместе с этим, много людей, в прямом смысле слова, попадают в зависимость от своего почтового ящика. Если вы считаете, что он отнимает у вас слишком много времени и от этого даже страдает продуктивность работы, прислушайтесь к нашим советам.
Казалось бы правила работы с электронной почтой известны всем. Но даже это не всегда помогает использовать своё время рационально. Поток входящих сообщений, переизбыток непроверенной почты, недостаток времени, чтобы качественно обработать электронную корреспонденцию и желание всегда оставаться в глазах своих деловых партнёров обязательным и надёжным нередко вызывает стресс.
Знакомая ситуация? В таком случае, наши лайфхаки помогут вам найти выход из сложной ситуации и тем самым повысить продуктивность работы.
- Сделайте проверку почтового ящика частью своего рабочего расписания. Возьмите за правило не мониторить входящие сообщения, а обрабатывать их 2 раза в день. Ведь обработка почты это такая же работа, как и любая другая, внесённая в ваш рабочий график. Прежде чем воспользоваться этим лайфхаком, проанализируйте поток входящих сообщений, чтобы понять, в какие 2 часа вы получаете наибольшее количество писем. Запишите эти два промежутка времени в свой ежедневник и используйте их для того, чтобы читать корреспонденцию и отвечать на полученные послания.
- Сведите к минимуму всё, что напоминает вам о существовании электронной почты. Если специфика вашей работы позволяет это сделать, закройте (а не просто сверните) программу, отключите функцию всплывающих уведомлений о получении нового письма и уберите иконку с рабочего стола. Сделайте всё, чтобы оградить себя от каких-либо дополнительных напоминаний о вашем почтовом ящике.
- Очистите папку «Входящие». Как только вы сведете к минимуму количество непрочитанных сообщений, вы поймёте, насколько легче обрабатывать новые письма, когда вам не надо отыскивать их в потоке разношерстной информации. Вы сможете быстрее обрабатывать входящую корреспонденцию, если:
- Будете оставлять в папке «Входящие» только непрочитанные сообщения;
- Для каждого проекта или категории писем создадите отдельные папки. Эта методика поможет вам быстро находить нужную информацию;
- Начнёте применять ярлыки и маркировку входящих сообщений цветом. Так для визуального восприятия сортировка писем станет более заметной;
- Детально изучите функционал почтового аккаунта, чтобы более эффективно управлять его работой;
- Заблокируете доставку писем от нежелательных пользователей;
- Раз и навсегда отпишетесь от ненужных email -рассылок. На первый взгляд это кажется хлопотным занятием, но если вы не хотите и дальше получать кипы бесполезной информации, вам придётся пересмотреть все свои подписки;
- Будете использовать фильтры, чтобы сортировать письма, полученные из оставшихся рассылок;
- Пометите звёздочкой те сообщения, которые очень важны или нуждаются в подготовке развёрнутого ответа.
В корпоративной почте установлены лимиты на размер почтового ящика сотрудника. При достижении определённых лимитов функционал Вашего ящика будет меняться. Имеются следующие лимиты:
- По достижении объема 5.8 ГБ – предупреждение о скором заполнении личного почтового ящика.
- По достижении объема 5.9 ГБ – запрет отправки писем. Входящие письма продолжат поступать.
- По достижении 6 ГБ – запрет отправки и получения писем. Письма, отправленные Вам, будут потеряны.
Чтобы узнать текущий размер вашего почтового ящика Вы можете воспользоваться Инструкцией или Инструкцией , находящиеся ниже.
У каждого корпоративного почтового ящика есть связанный только с ним сетевой архив. Если Вы используете для подключения к почтовому серверу протокол Exchange (MAPI) или веб-доступ, то данный архив будет отображаться в интерфейсе почтового клиента как отдельный почтовый ящик. Точно так же, как и в основном почтовом ящике в архиве можно создать любую структуру папок для хранения писем.
Абсолютно все письма старше 2-х лет будут автоматически перемещаться из основного почтового ящика в сетевой архив. Это справедливо для всех папок почтового ящика, таких как входящие, отправленные, удаленные и т.д. При автоматическом перемещении в сетевой архив структура папок, созданных вручную, будет сохраняться.
Если Вы желаете уменьшить текущий размер Вашего личного почтового ящика, Вы можете самостоятельно переместить любые письма в сетевой архив. Если Вы используете Outlook, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через MS Outlook » . Если Вы используете веб-доступ, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через веб-доступ » .
Все письма старше 5-и лет будут удаляться из сетевого архива. Эти письма нельзя будет восстановить. Если Вам необходимо чтобы группа писем осталась даже после достижения возраста в 5 лет, то Вам требуется сохранить их заранее, до достижения 5-летного возраста, c использованием архивного файла.
Любые почтовые сообщения можно выгрузить в отдельный архивный файл, размещенный на компьютере пользователя. Инструкцию см. ниже. После этого эти почтовые сообщения перестанут храниться в почтовом ящике (или в сетевом архиве), поэтому размер почтового ящика уменьшится. За целостность и сохранность этого файла пользователь отвечает сам, поэтому мы Вам советуем иногда делать копию архивного файла и сохранять эту копию на другом носителе: флэшке, другом жестком диске, в сетевом расположении и т.п. Архивный файл, так же как и любой файл, можно перенести на другой компьютер и подключить его в Outlook для использования на другом компьютере. Для выполнения этого действия см.
В последнее время политика, о которой многие даже не думают и думать не хотят, так или иначе приносит в наши жизни разные изменения и порой очень удивительные.
Ты всю жизнь имеешь E-mail адрес на популярном сервисе mail.ru и вдруг обстоятельства складываются таким образом, что тебе больше не дают использовать этот сервис.
Такое случается с гражданами разных стран, кто-то не может использовать свой почтовый ящик на mail.ru, кто-то не может посещать свою любимую соцсеть, кто-то не может зайти на любимый сайт по раздаче торрентов а кто-то лишился всех своих контактов в деловой социальной сети.
У всех разные обстоятельства и истории, но сегодня мы попытаемся помочь тем, кто потерял или вот вот потеряет доступ к своему почтовому ящику на mail.ru и yandex.ru и ко всему их содержимому.
Итак, начнем по шагам.
Шаг 1. Создаем новый Email адрес на Google
Почему именно на Google? Потому что это международная большая и серьезная компания, которая работает по всему миру, надежна и ни кем не блокируется. А также она предоставляет огромный объем памяти для вашего почтового ящика.
При написании письма справа есть поле "добавить e-mail в адресную книгу", набираете адрес и нажимаете кнопку ">> >>" (добавить e-mail в адресную книгу). Теперь у Вас в адресной книге есть адрес.
Чтобы написать письмо по этому адресу, надо выделить его в столбце и нажать на кнопку "Кому".
Значение кнопок:
"Кому" - если вы хотите отослать письмо по этому адресу.
"СС" - если вы хотите отослать копию по этому адресу.
"ВСС" - если вы хотите отослать скрытую копию по этому адресу.
Чтобы удалить e-mail из адресной книги, надо выделить его в столбце и нажать кнопку "x" (удалить выбранный e-mail из адресной книги)
Если при работе с web-интерфейсом Вы не нажимаете ссылки или кнопки в течение 1 часа, система завершает сессию. Это сделано в целях безопасности Вашего почтового ящика.
Создать папку с произвольным именем.
В разделе меню "Настройки" откройте закладку "Создание".
На данной странице, есть специальный блок Папки. В выпадающем меню "Сохранять Копии Отосланного в:" укажите созданную Вами папку.
После этого, на странице создания нового сообщения в блоке "Дополнительные параметры" появится чекбокс "Сохранить в" - если он помечен, копия письма будет сохранена в указанной Вами папке.
Создать папку с произвольным именем и указать его на странице "Настройки", закладка "Создание" в пункте "Сохранять Черновики в:". После этого можно будет пользоваться кнопкой "Сохранить черновик" на странице составления нового письма.
Войдите в почтовый ящик
Откройте папку "Черновик" с заготовками
Откройте нужное сообщение
После того, как сообщение будет дописано, проверьте правильность указания данных в полях Кому адресовано сообщение и Тема сообщения.
Затем Вы можете нажать кнопку "Отправить" либо "Сохранить в черновиках".
После того как составление нового письма закончено, для присоединения файлов к письму есть три поля, расположенные ниже поля ввода текста письма.
Выберите нужные файлы, используя кнопку "Обзор" и нажмите "Отправить" для отправки. Если Вы не видите кнопки "Обзор", то Ваш браузер не поддерживает функцию закачки файлов и Вам следует заменить его на более новую версию.
Одно письмо должно быть не более 40 Мб.
Существует 3 режима удаления писем из папки. Если на странице настроек Вы выбрали режим удаления писем "Пометить", то их действительно необходимо сначала пометить флажком и нажать кнопку "Удалить". Статус письма в папке, будет как "удаленное". Окончательное стирание удаленных писем производится кнопкой "Удалить Стертые".
Если Вы выбрали режим "Перенести в корзину", то по нажатию кнопки "Удалить" письма будут попадать в "корзину", которая автоматически создается в виде папки под именем "Удалённые".
Если же Вы указали режим удаления "Немедленно", то письма будут удаляться сразу по нажатию кнопки "Удалить".
Письма, помеченные как удаленные, сразу же удаляются с сервера.
Если настройки Вашего почтового ящика таковы, что письма удаляются сразу, а не переносятся в папку "Удаленные", то восстановить их невозможно.
Если в настройках (см. раздел "Настройки" в веб-интерфейсе почтового ящика) для удаления писем выставлена опция "Перенести в корзину", то удаленные письма отправляются в папку "Удаленные". Когда ящик переполняется, перекладывание писем в эту папку становится невозможным.
Чтобы этого избежать, нужно выставить для удаления писем опцию "При Выходе, удалять из Корзины всё старше, чем:".
Максимальный размер отправляемого письма – 35 Мб. При этом учитывается, насколько заполнен Ваш почтовый ящик (его объем - 100 Мб).
Если, например, на 95 мб, то максимальный размер аттачмента будет не более 5 Мб. То же самое касается входящей почты.
В письмо можно вкладывать не более 3 файлов.
В Microsoft Outlook
- нажмите на
пришедшее письмо правой клавишей мыши и выберите Options/Параметры. В открывшемся окошке под заголовком Internet Headers/Заголовки Интернета Вы увидите все служебные заголовки пришедшего письма.
В Outlook Express
нажмите на
пришедшее письмо правой клавишей мыши и выберите Properties/Свойства - Details/Подробно.
В The Bat!
нажмите на
пришедшее письмо правой клавишей мыши и выберите RFC-822 Headers.
В веб-интерфейсе Почты НГС войдите на страницу с письмом и нажмите на кнопку "Full Headers".
Так может случиться, когда Вам приходят письма в формате HTML, при создании которых произошла какая-либо системная ошибка. "Кривой" HTML накладывается на HTML-код веб-интерфейса, в итоге получается такое вот безобразие.
Бороться с этим можно двумя путями. Во-первых, если такие письма постоянно приходят от одних и тех же людей, попросите их отправлять Вам письма в формате "обычный текст". Во-вторых, таких проблем не будет, если скачивать почту через почтовые клиенты.
Для того, чтобы суметь прочитать письмо, нужно зайти на страницу с письмом, выбрать в меню браузера пункт "Кодировка". Если Вы пользуетесь Internet Explorer, нужно в верхнем меню зайти в "Вид/View", затем в "Кодировка/Encoding". Нужно выбрать кодировку KOI-8. Если письмо все равно не читается, попробуйте после выбора KOI-8 выбрать кодировку Win-1251.
Проверьте настройки Вашего почтового клиента. Для корректной отправки почты необходимо сделать следующие изменения конфигурации:
1. Указать smtp-сервер в настройках почтового клиента - smtp.ngs.ru.
"554: Sender address rejected: Access denied"
3. Проверить, что в настройках логин указан в виде ***@ngs.ru, т.е. с доменом. Без указания домена не будет проходит авторизация и, следовательно, почта отправляться не будет.
При отправке письма Вам надо выбрать кодировку "Универсальная(UTF-8)" или "KOI".
Если Вы писали сообщение в word"е, то перед тем как вставлять его в браузере вставьте в notepad, а затем уже, скопировав из notepad"а, в браузер.
Если вы столкнулись с трудностями при использовании наших проектов или хотите сообщить об ошибке, пожалуйста, заполните эту форму, и наша служба поддержки свяжется с вами.
В разделе «Если» вы задаете параметры, по которым будут фильтроваться письма.
Объект письма, который проверяется фильтром.
Условие, которое проверяется фильтром.
Содержание, которое проверяет фильтром.
Шаг 1. Задаем объект проверки
В первую очередь нужно выбрать тот элемент письма, который будет проверяться фильтром. Вы можете выбрать один из объектов:
- Поле «От» : проверяется отправитель
- Поле «Кому» : проверяются все получатели
- Поле «Тема»: проверяется тема письма
- Поле «Копии»: проверяются все получатели копии письма
- Поле «Переадресовано от»: проверяется первый отправитель, если письмо вам переслали
- Поле «Переадресовано для»: проверяется, кому пересылали письмо
- Размер, КБ: проверяется размер письма в килобайтах
Чтобы задать другой объект письма для проверки, нажмите на текущую надпись.
Шаг 2. Выбираем условие проверки
«Содержит»: фильтр будет проверять, чтобы заданный на первом шагу объект проверки содержал значение, которое вы укажете на третьем шагу.
«Не содержит»: наоборот — фильтр проверит, чтобы объект из шага 1 не содержал значение, которое вы укажите в шаге 3.
Чтобы выбрать другое условие проверки, нажмите на надпись с текущим — оно изменится.
Шаг 3. Указываем содержание для проверки
В этом поле вы указываете содержание, которое фильтр будет искать в объекте, указанном на первом шаге. Вы можете ввести любое слово, число, отрывок текста и так далее. Чтобы указать сразу несколько критериев, используйте символ |. Чтобы распознавал не только целые слова, но и часть используйте * (например, если вы укажете в поле счет* через фильтр пройдут в том числе письма содержащие слов счета ).
Шаг 4. Добавляем еще одно условие
Нажмите кнопку «Добавить условие», если хотите добавить другие критерии проверки.
Если у вас два и больше условия проверки, под кнопкой «Добавить условие» появится надпись «Применять фильтр, если выполнено одно из условий».
Нажмите на нее. Фраза изменится на «Применять фильтр, если выполнены все условия». В этом случае будут фильтроваться только письма, которые содержат все указанные критерии.
Выберите нужное условие и переходите к следующему шагу.
Действие («То»)
В разделе «То» вы указываете, что будет происходить с письмами, которые проходят фильтр.
Шаг 5. Выбираем: перемещать в папку или удалять навсегда
В первую очередь необходимо выбрать, что делать с отфильтрованным письмами: перемещать в папку или удалять навсегда. Для этого установите переключатель напротив одной из надписей ( или ).
Если вы выбрали «Поместить письмо в папку», нажмите надпись «Входящие». Раскроется список папок в вашем ящике. Выберите папку, куда перемещать отфильтрованные письма, или создайте новую, нажав «Создать папку».
Также вы можете указать, чтобы отфильтрованные письма помечались прочитанным или флажком. Для этого поставьте галочку напротив нужных надписей.
Шаг 6. Выбираем дополнительные действия для отфильтрованного письма
Основное действие для письма вы уже выбрали, теперь можно выбрать дополнительное. Для этого нажмите надпись «Все действия».
Доступны такие дополнительные действия:
«Переслать копию сообщения/уведомление на адрес»
Установите галочку напротив этого пункта, чтобы переслать на указанный адрес копию сообщения или уведомление. Чтобы выбрать тип письма, нажмите на надпись «копию сообщения», она поменяется на «уведомление».
В поле введите адрес, куда будет приходить копия сообщения или уведомление.
«Отвечать автоматически»
Выберите автоматический ответ на письмо, прошедшее через фильтр. Нажмите «Сообщением», чтобы указать собственный текст. Нажмите «Нет такого адресата», чтобы отправитель получал такой ответ.
